GARANTIZAR QUE LOS DOCUMENTOS LLEGUEN A SU DESTINATARIO
¿QUÉ ACTIVIDADES DEBO REALIZAR PARA GARANTIZAR QUE LOS DOCUMENTOS LLEGUEN A SU DESTINATARIO?
La unidad de correspondencia es responsable que los documentos originales lleguen oportunamente a su destino, utilizando los diferentes medios como fax, correo electrónico mensajero interno y mensajería externa. La Unidad de Correspondencia numera, registra y clasifica las comunicaciones y los demás documentos.
1. Distribución de documentos externo
Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
Clasificación de las comunicaciones.
Organización de documentos en buzones o casilleros.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Reasignación de documentos mal direccionados.
Registro de control de entrega de documentos recibidos.
2. Distribución de documentos internos
Identificación de dependencias.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Registro de control de entrega de documentos internos
Transmisión de fax
La dependencia debe elaborar la carta a enviar por fax
El usuario debe dejar en la carpeta del recorrido el formato de Transmisión de Fax diligenciado con la carta en original y una copia y/o documento a enviar.
El usuario debe registrar en la planilla Control Correspondencia la información correspondiente al envío del fax.
Al llegar en el recorrido la tirita de confirmación del envío del fax, el usuario debe firmar en la planilla del recorrido la recepción del mismo.
Cuando se requiera enviar una comunicación únicamente por vía fax, las dependencias deben elaborar las cartas en original y una copia.
Mensajero interno
Se refiere a la entrega de documentos que se realicen entre dependencias
Se imprime la planilla Correspondencia Externa Recibida para realizar el recorrido y se registra en la misma el nombre claro del usuario en señal de recibido.
El mensajero debe registrar en la planilla Control Recorrido Interno la hora de salida y la hora de llegada.
El mensajero será el encargado de recoger las solicitudes de bienes y servicios que se centralicen con las secretarias de cada dependencia, para que sean entregadas por los mensajeros
Mensajero externo
Se refiere a las diligencias que se generan en estas dependencias y que deben ser enviadas fuera de la entidad.
Todas las diligencias deben ser registradas en la planilla Informe Mensajero Externo, con fecha y hora de ejecución de cada trámite y enviarla a la Dirección de Archivo y Correspondencia, para confirmar la ejecución satisfactoria de la misma.
Los mensajeros de las dependencias deben radicar las cartas, con el consecutivo, en el Departamento de Archivo y Correspondencia antes de salir .
2. TENIENDO EN CUENTA EL MEDIO POR EL CUAL SE DISTRIBUYA EL DOCUMENTO: PERSONAL, FAX , CORREO TRADICIONAL, CORREO ELECTRÓNICO , TRAMITE EN LINEA , PÁGINA WEB ENTRE OTROS ¿QUÉ ACTIVIDADES DEBO REALIZAR AL DISTRIBUIR LOS DOCUMENTOS ENVIADO.
1. definir el medio por el cual se envió
2. llevar el control y firma de guías y planillas de entrega
3. llevar el control del cumplimiento de requisitos del documento.
4. utilizar el método de empaque y embalaje
5. peso y porteo de los documentos
6. Gestión de correo tradicional: Normal certificado o especial
7. Control de devoluciones
8. Organización de mensajería externa.
9. Registro de control de envío de documentos
10. Hacer firmar la colilla de entrega de la empresa de mensajería contratada por la dependencia.
EN LOS TALLERES REALIZADOS SE PROPONE LA ELABORACIÓN DE PLANILLAS DE CONTROL PARA RECIBIR, RADICAR Y DISTRIBUIR LOS DOCUMENTOS.
4. ¿UE ACTIVIDADES DEBE REALIZAR AL RECIBIR UNA SOLICITUD O TRÁMITE Y UNA RESPUESTA DE DICHO TRÁMITE?
1. Distribución de documentos externos
Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia
Clasificacion de las comunicaciones
Organización de de documentos
Enrutamiento de documentos a dependencia competente
Reasignación de documentos mal direccionados
Registro del control de entrega de documentos recibidos
2. Distribución de documentos internos
Identificación de dependencias
Enrutamiento de documentos de la dependencia competente
Registro del control de entrega de documentos internos
jueves, 16 de septiembre de 2010
domingo, 12 de septiembre de 2010
Taller # 4
PRODUCCIÓN Y TRAMITE DE DOCUMENTOS
NORMATIVIDAD LEGAL PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
Ley 594 de 2000, tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental
Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación. Qué el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02
del 2000.
ARTILCULO 3. Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad. Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios q Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación. Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000.
NORMAS TECNICAS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIODAD DE CORRESPONDENCIA
Comunicación Interna: Memorando Forma 102-F-036. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad desde y para todos los niveles jerárquicos y no requiere la elaboración de sobres. Los documentos que requieran ser radicados serán ingresados en el sistema.
Comunicación Externa:
Oficio Forma 102-F-032. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad. Para esta correspondencia, utilizará sobres de ventanilla la correspondencia que exijan un sobre de tamaño diferente, la dependencia responsable deberá diligenciarlo, escribiendo los datos.
La correspondencia para todos los casos, está conformado por original y dos copias, con el siguiente destino: Original: Destinatario.1ª Copia: Consecutivo General del C.D.I.2ª Copia: Copias extras: Las que anuncie la comunicación.Radicación Interna Es la correspondencia recibida en el C.D.I., se clasifica en Memorandos y Oficios Internos
OFICIOS INTERNO Oficio Forma 102-F-032. . ., otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A. y se radica.
OFICIOS EXTERNOS. Oficio Forma 102-F-032. , se diligencian los campos para el S.A.T., y se radicaMensajería Externa.El Centro de Documentación e Información programará sus servicios de mensajería externa, de acuerdo con las solicitudes oficiales recibidas de las distintas dependencias a través de los recorridos internos.
Elementos necesarios para recibo y despacho
Cosedora
Gancho legajador plástico
Ganchos de cosedora
Sobre manila tamaño carta
Sobre blanco
Huellero
Cajonera
Computador
Impresora
Scanner
Fax
NORMATIVIDAD LEGAL PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
Ley 594 de 2000, tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental
Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación. Qué el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02
del 2000.
ARTILCULO 3. Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad. Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios q Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación. Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000.
NORMAS TECNICAS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIODAD DE CORRESPONDENCIA
Comunicación Interna: Memorando Forma 102-F-036. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad desde y para todos los niveles jerárquicos y no requiere la elaboración de sobres. Los documentos que requieran ser radicados serán ingresados en el sistema.
Comunicación Externa:
Oficio Forma 102-F-032. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad. Para esta correspondencia, utilizará sobres de ventanilla la correspondencia que exijan un sobre de tamaño diferente, la dependencia responsable deberá diligenciarlo, escribiendo los datos.
La correspondencia para todos los casos, está conformado por original y dos copias, con el siguiente destino: Original: Destinatario.1ª Copia: Consecutivo General del C.D.I.2ª Copia: Copias extras: Las que anuncie la comunicación.Radicación Interna Es la correspondencia recibida en el C.D.I., se clasifica en Memorandos y Oficios Internos
OFICIOS INTERNO Oficio Forma 102-F-032. . ., otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los campos para el S.A. y se radica.
OFICIOS EXTERNOS. Oficio Forma 102-F-032. , se diligencian los campos para el S.A.T., y se radicaMensajería Externa.El Centro de Documentación e Información programará sus servicios de mensajería externa, de acuerdo con las solicitudes oficiales recibidas de las distintas dependencias a través de los recorridos internos.
Elementos necesarios para recibo y despacho
Cosedora
Gancho legajador plástico
Ganchos de cosedora
Sobre manila tamaño carta
Sobre blanco
Huellero
Cajonera
Computador
Impresora
Scanner
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